Un diagrama de flujo, o flujograma es la representación gráfica, esquematizada y simplificada, de un proceso conceptual mas complejo, el cual contiene una serie de eventos secuenciales, o de pasos concatenados que van desarrollándose desde el inicio de un concepto, su explicación y su conclusión.
Es una herramienta práctica en la planificación esquematizada de trabajo, así como una manera sintetizada y ordenada de transmitir un flujo de información importante para que llegue de forma eficiente y fácilmente comprensible al público a quien va dirigida dicha información.
Contenido
¿En qué consiste un diagrama de flujo o flujograma?
El diagrama de flujo está básicamente constituido por una secuencia de pasos lógicos que organizan la información para lograr la conclusión exitosa de una tarea planteada.
Su uso es común en la educación, la ciencia, el marketing, así como en la planificación industrial y en las empresas de servicios en general, pues a través de el se transmite de forma concisa y eficaz el centro de interés principal del tema a tratar, dirigiendo la atención del público receptor hacia los aspectos claves del asunto tratado, resaltándolos sobre otros detalles de menor importancia.
Como es una herramienta de síntesis, facilita la comprensión y el orden de las distintas fases del proceso sintetizado, así como del funcionamiento particular de cada una de dichas partes por separado, y al final, de su integración como un todo.
Tipos de diagramas de flujo
La primera clasificación, y la más sencilla, muestra la manera en que se despliega el diagrama representado en el espacio:
- Horizontal: cuya lectura se produce secuencialmente de izquierda a derecha.
- Vertical: donde se muestran los procesos ordenados de arriba hacia abajo.
- Panorámica: es la que permite ver todo el flujo del proceso en una sola vista única, todo el proceso completo, a la vez.
- Arquitectónica: donde se muestran los detalles de la organización de un plan de trabajo por itinerarios.
La segunda clasificación, se basa en el control que ejerce el diagrama sobre el flujo de información y su nivel progresivo de complejidad:
- Diagrama de canal de flujo de datos
- Diagrama de control de flujo de documentos
- Diagrama de flujo de controles internos de los programas del sistema integral
- Diagrama de flujo entre los componentes de todo el sistema
Adicionalmente, el libro “Quality and Process Improvement” (Fryman, 2001), expone otra clasificación de los diagramas de flujo, cuya orientación está específicamente dirigida a la organización en el mundo de los negocios:
- Diagrama de flujo lógico
- Diagrama de flujo de decisiones
- Diagrama de flujo de líneas de productos
- Diagrama de flujo del proceso
- Diagrama de flujo del sistema
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¿Cómo se realiza un diagrama de flujo?
Para la realización eficiente de un flujograma, se deben seguir una serie de pautas técnicas previas que aseguren la fluidez y comprensión del mismo. Dichas pautas son:
- Los símbolos que se incluyen como parte del flujograma deben estar conectados entre si en todos los casos.
- Al símbolo de inicio no pueden llegarle líneas; ellas deben partir de el.
- Del símbolo de fin no pueden partir líneas; deben llegar a el.
- Al símbolo de decisión pueden llegarle diversas líneas independientes, pero a su vez, a partir de el pueden salir únicamente dos líneas, las correspondientes a las posibilidades de toma de decisiones, es decir “si” o “no”.
- A cualquier otro símbolo del flujograma le pueden llegar, y a su vez partir de el, diferentes líneas de conexión de flujo.
Pasos ordenados que se deben seguir para realizar un diagrama flujograma funcional y eficiente:
- Definición simple y clara de los objetivos, y de los respectivos alcances que se esperan lograr.
- Determinación de los puntos de principio y fin del diagrama de flujo, que permitan alcanzar el logro de los objetivos propuestos.
- Determinación de la pauta del orden de las tareas a llevar a cabo. Se requiere organizar de forma cronológica las tareas que deben ser desarrolladas durante el desenvolvimiento de cada uno de los procesos, y si estos están organizados de forma estrictamente lineal o interrelacionados entre si.
- Desarrollar la organización e interrelación de los procesos, decisiones, puntos de control, tareas, flujo de datos, y determinar claramente las frecuencias en los puntos de entrada y de salida. El desarrollo y puntualización de un orden claro en el diagrama, permite que la información fluya sin nudos, y que se pueda auditar de forma global y también por segmentos particulares.
- Creación del flujograma en si, utilizando los símbolos apropiados, según las indicaciones anteriores.
- Auditoría o evaluación para confirmar que el flujograma funciona según los propósitos para los que fue creado.
Ventajas de la utilización de un diagrama de flujo
- Permite una representación global y esquemática de la suma de cada uno de los pasos o actividades que forman parte del proceso.
- Manifiesta de forma visual y sintética cada paso o actividad de dicho proceso.
- Establece un orden de pautas sobre la cascada de actividades secuenciales que se desarrollan desde el principio hasta el fin de la ruta.
- Ayuda a mejorar de forma discrecional el reconocimiento de cada una de las actividades que forman parte del proceso y el nivel de relación de unas actividades con otras.
- Minimiza la aparición de bucles de información repetitiva, mejorando el flujo general de información en la transferencia del mensaje.
- Mejora la eficiencia en la utilización de los materiales disponibles.
- Optimiza las operaciones de transferencia horizontal de información entre departamentos paralelos.
- Optimiza la obtención de indicadores de selección para el mejoramiento del proceso.
- Al simplificar y sintetizar los detalles del flujo del proceso, incrementa el razonamiento analítico de los trabajadores que utilizan el flujograma.
- Ayuda a detectar puntos débiles y posibles errores en el proceso manifestado por a través de el, contribuyendo a aislar y proponer ideas claras y concretas para su resolución en un foco bien determinado.